本日は「これだけはやってはいけない上司への報告の仕方」についてお話しいたします。
このような方に向けた内容になっておりますので最後までご覧ください。
もくじ
事実を正確に伝えることができない人
仕事をする上で致命傷なのは、起こった事象に対して正しく上司に報告ができない人です。
これは上司からの信頼を失うだけではなく、同僚や人間としての信頼を失うことになりますので、起こった事実に対して正確に伝えられるようにしましょう。
その際に大切なことは「主語」です。
ビジネスの世界だけでなく「誰が」「何をしたのか」という点が非常に大切になります。
上司に報告をする時は「主語」を意識した上で報告を行うようにしましょう。
事実しか伝えていない
上司への報告に対して事実のみを報告している人は今すぐ辞めた方が良いです。
確かに、事実を正確に伝えることは非常に大切なのですが、その報告だけではあなたの必要性は一切ありません。
田端さんの「これからの会社員の教科書」にも記載しておりますが、「ファクトとオピニオン」を意識して話すようにしましょう。
上司への報告の時にファクトしか伝えない人は仕事ができない人認定をされてしまいます。
事実のみを伝えている人は日記を書いているのと一緒です。
その仕事はあなた以外の人も行うことができる仕事内容です。
上司への正しい報告方法は！？
上で述べたように上司へ報告する時にやってはいけないことは
●事実のみを伝えてしまうこと
これらですが、それではどのような形で上司に報告すれば良いのか分からなくなってくるかと思います。
しかしながら上司への正しい報告の方法と順番があります。
この方法を身につけることができれば、あなたは上司の信頼を勝ち取ることができます。
事実をしっかりと伝える
まずは上司に対して起こっている事実をしっかりと伝えるようにしましょう。これがビジネスマンとしての基礎になります。
しかし事実をしっかりと伝えることは当たり前なのですが、大切なのはこれからになります。
事実に対しての意見を述べる
先ほどお話しした「ファクト」と「オピニオン」の違いになります。
起こっている事象に対して、あなたはどう思っているのか。これが上司が最も気にしている点になります。
例えば、クライアントからクレームがきたとします。
当然あなたは上司に対してクレームの内容をしっかりと伝える必要があります。
クレームをあなたが直接受けたのであれば、クライアントの声や感情は上司はわかっていません。
したがってあなたが上司にどのような状況なのかをしっかりと伝える必要があります。
そして「あなたはどうしたいのか」についてを上司に伝えるべきです。
「〇〇の理由でクレームがきたので〇〇してもよろしいでしょうか」のように、あなたはどうしたいのか。という点について伝えましょう。
意見の理由を述べる
上司に対して「〇〇がしたいです」と意見を述べたのであれば、最後はあなたがそれを考える理由を伝えましょう。
どうしてそれをやりたいというのか。
他に何か良い方法がないのか。
今回のケースだとクライアントのクレームなのでそれに対して謝罪して、解決することが目的となりますが、それをどのように解決するのかは変わってきます。
ワンポイントアドバイス
上司に対して理由を伝える時に意識した方が良いことは、選択肢は１つではいけないということです。
可能なのであれば２〜３つの選択肢を提示した上で意見を話すようにしましょう。
イメージで言いますと文章としては下記のような形となります。
そのための方法としましては３つあり、１つ目は〜。２つ目は〜。３つ目は〜なのですが、〇〇という理由から３つ目のプランで対応させて頂きたいと考えているのですが、よろしいでしょうか？
このような形で報告をする流れがベストでしょう。
基本的に上司への報告の時には「Yes」か「No」で答えられるようにしておいた方が良いと覚えておきましょう。
まとめ
上司への報告の仕方で、あなたは仕事ができるかどうかが分かれます。
- 事実を上司に伝える
- 事実をもとに上司に対して意見を述べる
- その意見の理由を話す
このような報告を意識していきましょう。
事実をしっかりと伝えることすらできない人がいますので、これができればあなたは他の人と差別化をはかることができるでしょう。
●上司への報告で怒られる
●上司へ報告するのが怖い
●どのように報告したら良いか分からない